溧阳市人民政府

信息名称：关于印发《溧阳市农林局公文处理办法》的通知
索引号：01414358X/2008-00022
主题分类：其他体裁分类：其他组配分类：其他
公开方式：主动公开
文件编号：溧农发[2004]69号	发布机构：农业农村局
产生日期：2004-08-02	发布日期：2008-04-10	废止日期：有效
内容概述：溧阳市农林局公文处理办法。

关于印发《溧阳市农林局公文处理办法》的通知

溧农发[2004]69号

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局各科站校办所，各场圃：

现将《溧阳市农林局公文处理办法》印发给你们，希遵照执行。

二OO四年八月二月

溧阳市农林局机关公文处理办法

第一章总则

第一条为使农林局的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高工作效率和公文质量，根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，结合我局实际，制定本办法。

第二条本办法所称公文，是农林(农业资源开发、茅山老区开发、农业机械管理，以下统称农林部门)部门在行政管理中所形成的具有法定效力和规范体式的文书。

第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，逐步使用办公自动化管理系统。公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第四条各科室（局属单位）负责人应当高度重视公文处理工作，认真遵守本办法，并加强对本科室（局属单位）公文处理工作的领导和检查。

第五条局办公室是公文处理的管理机构，主管本局的公文处理工作并指导本系统的公文处理工作。各科室、局属各单位应当指定专人负责公文管理工作。

第二章公文种类

第六条市农林局机关的公文种类主要有：

（一）通知

适用批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（二）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（三）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（四）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（五）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（六）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。

（七）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（八）通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（九）会议纪要

适用于记载和传达会议情况及议定事项。

（十）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十一）公告

适用于宣布重要事项或者法定事项。

第三章公文格式

第七条公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关等部分组成。

（一）发文机关标识应当使用发文机关全称，套红印刷，置于眉首上部居中；联合行文，主办机关排列在前。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”（紧急程度标于眉首右上角）。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。公文紧急程度由局办公室在核稿时标明。

（三）发文字号包括机关代字、年份、序号。其中，年份用四位阿拉伯数字加方括号表示，序号由局办公室统一编录。联合行文，一般只标明主办机关发文字号。

（四）上行文应当在首页注明签发人、会签单位负责人姓名。其中“请示”公文，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容、标明发文机关和公文种类。公文标题中除法规、规章名称或特定词加书名号或引号外，一般不用标点符号。转发文件如原标题过长，应重新概括新标题。

（六）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（七）公文如有附件，应当在正文之后，成文日期之前注明附件顺序和名称。有多个附件的，应在各附件首页的左上角编注附件序号。

（八）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章。上级部门另有规定的，按要求执行。联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

（九）成文日期，以签发机关负责人签发的日期为准；联合行文和会签文，以最后签发机关负责人和签发日期为准。电报以发出日期为准。

（十）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。填写抄送机关时，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十一）文字从左至右横写、横排。

第八条公文各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。公文用纸采用国际标准A4型（宽210毫米，长297毫米），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章行文规则

第九条公文应当确有必要，注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十条农林局依据本部门职权，可以与政府其他部门相互行文和向镇（区）政府的相关业务部门行文。如果确需向镇政府正式行文，应当报市政府批准，并在文中注明经市政府领导同意或由市政府办公室转发。

第十一条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。不得抄送下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

第十二条农林局各行政职能科室，不相互行文，也不对外或向下行文。

市重大动物防疫指挥部及其办公室、市森林防火指挥部及其办公室的行文范围，根据其职责范围确定。

第十三条向同级和下级机关的重要行文，应当抄送市相关主管局或市政府。

第五章发文办理

第十四条发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。具体程序：拟稿→科室负责人审核→办公室审核→局长或分管局长签发→编号→打印→校对→缮印→用印封发（归档）。

第十五条草拟公文应当做到:

（一）确有行文必要。

（二）文种选择正确。

（三）观点正确，情况符实，条理清晰，表达准确，文字精简。

（四）拟制紧急公文，应有充分原因，急件应跑签。

（五）引用准确，引用公文先引标题，后引发文字号；引用外文及缩写应当注明中文含义；引用日期须具体写明年、月、日，年份用四位阿拉伯数字表示。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“⑴”。

（七）原则上使用国家法定计量单位。

（八）使用规范化简称，非规范化简称须在第一次使用时注明。

（九）除成文日期、部分结构序数和在词组、惯用语作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（十）起草公文的依据文件、重要参考资料及说明材料应附在文稿之后。

第十六条各科室（局属单位）负责人对起草的公文审核应当做到：

（一）确有行文必要。

（二）符合国家法律、法规及有关政策。所提新的政策、规定等，要切实可行并有依据和说明。

（三）主送及抄送单位是否合适。

（四）会签部门及会签顺序是否合适。

第十七条以农林局主办的公文，如涉及其他部门职权范围内的事项，应主动与有关部门协商，取得一致意见后行文；如有分歧，经充分协商（包括局主要负责人出面协调）仍不能取得一致，应列明各方理据并提出建设性意见，报市政府协调或裁定。

第十八条局内各科室（局属单位）在办文中要加强协调，凡业务涉及其他科室的，主办科室（局属单位）应主动与有关科室协商（凡法规性公文，应当会同政策法规科审签），协办科室（局属单位）应积极配合，取得一致意见后行文。

第十九条凡以农林局名义制发的公文送局负责人签发之前，必须经办公室审核。办公室负责审核应当做到：

（一）确有行文必要；

（二）符合党和国家政策；

（三）符合局工作规则要求，符合局领导批示精神；

（四）充分采纳会签部门意见；与涉及发文有关部门的协调处理；

（五）文种选择正确；结构序数及文件引用正确；主题词引用正确；对错、漏字进行初校；附件正确。

（六）文件紧急程度。

第二十条以农林局名义制发的一般业务性公文，由局分管领导审签。属于全局性、经费、项目及重大问题的公文，由局分管领导审核后，送局长签发。

第二十一条公文正式印制前，办公室文印部门应当进行复核。重点是审批、签发、校对手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第二十二条以农林局名义制发的公文，由主办科室（局属单位）将文件（附磁盘）送办公室文印部门统一印制。

办公室文印部门应按照公文缓急程度安排印制，一般情况下，特急件随到随办、急件1个工作日内、一般文件2个工作日内发出。凡有时限要求的公文应按要求时限确保印出。

第二十三条农林局局印由办公室指定专人保管并按规定使用。

第二十四条 对外发送公文、资料时，收文机关有份数要求的，应当按照要求办理。向市政府报送公文的份数：请示报告类5份，其他1份。

第六章收文办理

第二十五条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、审核、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。

凡主送、抄送我局的公文，均应交办公室处理。主送我局的公文由办公室审核后登记，并提出拟办意见送局长批示后，分送承办分管领导或科室；分管领导或科室负责人安排阅办。紧急公文，应当提出办理时限。从收文到将公文分发给有关科室，一般在办公室停留不超过2个工作日。

第二十六条需要办理的公文，办公室应当及时交有关科室（局属单位）办理，需要两个以上单位办理的应当明确主办单位。紧急公文，应当明确办理时限。具体要求是：

（一）所有公文，由局领导阅批后，统一由办公室分送有关科室处理。

（二）对于科室（局属单位）之间职责交叉或内容复杂不能归口的公文，由承办分管领导或办公室负责协调，确定主办单位。

（三）办理时限：各科室（局属单位）承办的局领导的批示办理件和交办事项，应尽快办结，查办件一般应在15个工作日内办结，对有特殊要求的，要特事特办，及时报告查办结果。市政府交办的公文和各部门、各地方的来文，应在7个工作日内办结，其中，需市政府其他部门的会签的，应在15个工作日内会签完毕；其它部门到我局征求意见公文或会签文，应在5个工作日内回复或会签完毕；需要答复的电报，一般应在3至5个工作日内予以答复；紧急公文，应随到随办。凡来文中限定办理时限的，应在其规定的时限内办复。

（四）办理责任：收文应仔细认真，对不符合公文要求的要写明理由退回，公文须经办公室登记。登记的公文阅送要及时；批办应明确肯定，结合实际，提出组织实施的具体方案和意见；传阅要严格登记手续，急件急办，合理安排。并随时掌握文件行踪，及时询问催退；承办要认真及时，需科室（局属单位）联合办理的文件，主办科室（局属单位）要主动牵头，协办科室（局属单位）要积极配合；催办要积极主动，对重要文件、有时限要求的文件要及时跟踪了解，对文件办理过程中存在问题，要及时向领导汇报，协助解决。

第二十七条对因特殊情况不能在规定时限内办结的公文，主办科室（局属单位）应报请分管局领导同意后及时向来文单位或局办公室说明延期原因。

第二十八条政府批转我局办理的地方政府或有关部门请示解决问题的公文，属于我局职权范围内的事项由我局函复地方政府或有关部门，并抄送市政府办公室；需要请示市政府的事项，以我局名义请示市政府。

第二十九条对市人大代表建议和市政协委员提案的答复，其标题一般分别用“对市××届人大××次会议第××号建议的答复”和“对市政协××届××次会议第××号提案的答复”，由办公室统一行文答复。

第三十条有关科室（局属单位）收到交办的公文后应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本科室（局属单位）职权范围或者不宜由本科室（局属单位）办理的，应当及时退回办公室并说明理由。

紧急公文，主办科室（局属单位）经办人可持文件当面与会办科室协商、会签；重要的紧急公文，由主办科室（局属单位）负责人及时召集有关处室协商。

因科室（局属单位）或工作人员办理或传递延误，造成工作重大失误的，按照有关责任追究制度进行处理。

第三十一条审批公文时，对有具体请求事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十二条对市政府交办的公文、市政府领导批示办理件和交办事项、有关部门有时限要求的公文和会签的公文、局领导交办的事项，办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。办公室对上级机关和局下发重要公文的贯彻落实情况应当进行督促检查。

第七章公文立卷、归档

第三十三条公文办理完毕，应当及时将公文定稿、正本和有关资料整理（立卷），确定保管期限，按照有关规定向档案部门移交。电报随同文件一起立卷。个人不得保存应当归档的公文。

第三十四条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。传真件应复印后存档。公文的整理（立卷）、归档，由办公室指定专人负责。

第三十五条联合办理的公文，原件由主办单位立卷、归档，其他单位保存复印件或其他形式的公文副本。

第三十六条拟制、修改和签批公文，应当使用钢笔或签字笔，不能使用铅笔或圆珠笔或使用红色、蓝色墨水书写，书写及所用纸张和字迹材料必须存档要求。不得在文稿装订线以外书写。

第八章公文管理

第三十七条公文由办公室统一收发、审核、用印、传递和销毁。

第三十八条上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经局领导或办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。

第三十九条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章，视同正式文件妥善保管。

第四十条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第四十一条传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机传输秘密级、机密级公文，必须采用符合规定的加密装置，严禁利用计算机、传真机传输绝密级公文。

第四十二条不具备归档和存查价值的公文，各科室（局属单位）经过鉴别并由负责人批准，可以销毁。销毁绝密级公文（含密电），应当进行登记。销毁秘密公文的组织和监销工作由办公室负责。在市保密局确定的定点单位由二人以上监销或约请市保密局服务中心上门回收。保证不泄密，不丢失、不漏销。禁止将公文和内部资料出售。

第四十三条局内设机构合并时，所有公文应当相应合并管理；内设机构撤消时，需要归档的公文，整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章附则

第四十四条行政法规、规章方面的公文，依照有关规定办理。

本办法由局办公室负责解释。

本办法自发文之日起施行。

二OO四年八月二日

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