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信息名称：关于统一规范交通行政执法案件立卷管理的通知
索 引 号：014143520/2009-00006
主题分类：其他 体裁分类：其他 组配分类：其他
公开方式：主动公开
文件编号：溧交发[2009]10号 发布机构：交通运输局
产生日期：2009-02-20 发布日期：2009-02-21 废止日期：有效
内容概述：交通行政执法案件立卷管理
关于统一规范交通行政执法案件立卷管理的通知
溧交发[2009]10号
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局属各执法单位：
      为统一规范交通行政执法案件立卷管理，提高交通行政案件立卷质量，常州市交通局制定并印发了《常州市交通行政执法案件立卷规定》，现结合我市交通行政执法具体情况，就进一步做好规范执法案件立卷管理通知如下：
      一、执法案件立卷管理是指交通行政执法部门在依法办理行政处罚（理）、行政许可案件中，将具有法律意义和保存价值且已经结案的法定文书材料进行整理装订，建立卷宗档案。
      二、交通系统所有执法部门及单位必须严格执行立卷管理规定，坚持“部门立卷，集中保存，统一管理”的原则，将执法案卷纳入本部门、本单位档案管理范畴。
      三、各单位应建立执法案件立卷归档管理制度，明确具体负责人员和管理人员，确保各类行政处罚（理）和行政许可案卷按照有关档案管理规定及时归档，采取切实措施防止档案卷宗发生灭失或毁损。
      四、执法案件立卷时应包括所有材料、记录、文书、证据等，不能随文书装订立卷的物证，应列出目录，收入照片，照片上应注明证据名称、数量、拍摄时间、地点等内容。不能随文书立卷装订的录音、录像或实物证据，需在备考表中注明录制的内容、数量、时间、地点、责任人及存放地点等内容。
      五、执法文书的填写须使用钢笔或碳素墨水笔，有条件的单位应使用电脑打印，文书材料为传真件的应当制作复印件并保持复印件字迹清楚，由当事人或授权委托人等签字确认并认可。
      六、行政处罚案件应当根据简易程序和一般程序的类别，按年度和一案一号的原则立卷归档，一般程序“一案一卷”，简易程序“十案一卷”。简易程序处罚案件案号为当场处罚决定书上的流水号。一般程序处罚案件的案号按以下格式要求进行编号：溧交AB罚字[XXXX]N号，其中AB代表执法门类简称，XXXX代表年份，N代表流水号。行政处理案件文书参照一般程序处罚案件进行编号：溧交AB理字[XXXX]N号，其中AB代表执法门类简称，XXXX代表年份，N代表流水号。行政许可案件文书按年度和一案一号的原则立卷归档，许可案卷文书编号为：[XXXX]N号，XXXX代表年份，N代表流水号。
      七、简易程序处罚案件文书立卷顺序为：（1）卷宗封面；（2）文书目录；（3）每一案案件文书（询问笔录、调查中收集的其它证据、当场处罚决定书、罚（没）款票据）；（4）备考表；（5）卷宗封底。要特别注意的是，简易程序处罚案件中不得出现证据登记保存清单等文书。
      八、一般程序处罚案件文书立卷顺序为：（1）卷宗封面；（2）文书目录；（3）立案建议书；（4）违法行为调查报告；（5）调查报告上所列证据材料，如：询问笔录、勘验检查笔录、抽样取证凭证、鉴定意见书、证据登记保存清单（中止车辆运行凭证或暂扣凭证）等；（6）处罚报批表；（7）违法行为通知书；（8）陈述、申辩书；（9）减轻、从轻处罚（理）和分期（延期）缴纳罚款审批表；（10）重大违法案件集体研讨记录；（11）处罚决定书；（12）送达回证；（13）罚（没）款票据；（14）结案报告；（15）备考表；（16）卷宗封底。行政处理案件文书立卷顺序参照一般程序处罚案件文书立卷顺序装订。
      九、行政许可案件文书立卷顺序为：（1）文书目录；（2）许可申请材料清单；（3）申请书或申请表；（4）授权委托书（申请人本人来办理除外）；（5）申请人及代理人等身份证明材料；（6）其他申请材料（按材料清单顺序排列）；（7）补正材料通知书（申请材料齐全无此项）；（8）补正材料清单及有关补正材料（申请材料齐全无此项）；（9）受理通知书（不予受理决定书）；（10）许可事项核查、审查意见书及有关证据材料；（11）关系他人重大利益告知书；（12）许可笔录（关系他人时使用）；（13）审查延期建议书（需要延期时使用）；（14）延期告知书（需要延期时使用）；（15）准予许可决定书（不予许可决定书）；（16）许可证副本（不颁发许可证的除外）（17）送达回证；（18）备考表。
      十、行政处罚案件履行听证程序、行政许可案件依法需要听证、招标、拍卖、检验、检测、检疫、鉴定或专家评审及其他情况的，按照《行政处罚法》、《行政许可法》及上级交通管理部门规定执行。
      十一、执法案件立卷时要逐页用铅笔编码，卷内文书采用阿拉伯数字逐页编写页码，正页在右下角、反页在左下角编写。破损文书应修补或复制，文书过小应衬A4纸粘贴，文书过大应折叠整齐。
      十二、行政处罚（理）案件立卷时应使用统一格式、A4纸型牛皮纸质卷宗封面和封底（具体格式见附件），用不锈钢订书针装订，封面内容用电脑打印。行政许可案卷直接装入档案盒，一案一盒，档案盒使用统一格式。
      十三、行政处罚（理）案卷保存期暂定为五年，行政许可案卷为长期保存。行政处罚（理）案卷保存期届满需要销毁的，由各单位提出销毁申请，经局政策法规科审核后报分管领导批准方予以销毁。对于需要销毁的行政处罚（理）案卷应当登记造册永久保存。
      十四、各单位要分别建立健全执法案卷季度评审、案卷借阅等制度，执法案卷制作质量应与执法人员考核管理相挂钩。执法案卷原则上不得外借，本单位执法人员或上级交通部门借阅时，应办理相关借阅手续，上级部门抽查评审除外，但应做好相关记录，及时索取归还原处。
      十五、法律法规及上级交通部门有特殊规定的，从其规定。
      特此通知，请认真贯彻执行。
 
    附：1、简易程序行政处罚案件卷宗封面（样式）
          2、一般程序行政处罚案件卷宗封面（样式）
          3、行政许可案件档案盒封面（样式）
          4、文书目录（样式）
          5、卷宗封底（样式）
 
 
 
                                                        二OO九年二月二十日
 
 
 
 
 
主题词：交通执法  案卷  通知                                                    
抄送：常州市交通局政策法规处，市政府法制办。                                    
溧阳市交通局办公室                                             2009年2月20日印发
                                          共印12份

 

 


 

交通行政处罚案件卷宗
（简易程序）
 
案 件  编 号：                              
                                                    
                                                    
                                                    
                                                    
                                                    
执 法  单 位：                              
立 卷  时 间：          年    月    日
立   卷   人：                              
归   档   号：            保管期限：        
 
交通行政处罚案件卷宗
（一般程序）
 
案        由：                              
                                                 
                                                 
案 件  编 号：                              
被处罚当事人：                              
执 法  单 位：                              
结 案  时 间：          年    月    日
立 卷  时 间：          年    月    日
立   卷   人：                              
归   档   号：            保管期限：        

档          号：                  
档案馆（室）号：                   
缩    微    号：                  
 
档 案 盒
案卷题名：                              
编制单位：                               
编制日期：                              
保管期限：                              
密    级：                              
 
 

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