各分局，机关各科室、直属事业单位、社会团体：

  为进一步加强档案管理各项工作，提高档案业务规范水平，现将《溧阳市市场监督管理局档案管理制度（试行）》予以印发，请遵照执行。

(此件公开发布)

                                            溧阳市市场监督管理局

                                             2019年4月3日

溧阳市市场监督管理局档案管理制度（试行）

一、档案管理体制

1、本局机关的档案管理按集中统一、分级管理的方法进行，在分管局长的具体领导下，由分管局长、档案室负责人和专职档案员、各科室、分局及所属系统各单位的兼职档案员组成三级档案管理网络。

2、本局设综合档案室，是在分管局长及档案室负责人领导下，具体负责档案管理的日常机构，集中统一管理机关的全部档案。

3、档案室应配备适应档案工作、具有大专及以上文化水平和专业知识的一定数量的干部。

4、档案室负责人应具备较高的学识水平和工作能力。

5、应建立科学的档案管理网络，各科室、分局及所属系统各单位须配备相对稳定的兼职档案人员，业务上接受档案部门的指导，定期参加档案网络的各项活动。

二、管理职责

（一）档案室工作职责

1、认真宣传贯彻《档案法》以及上级对档案工作的有关规定，切实加强对本局档案工作的监督、指导，使档案工作更好地为机关工作服务。

2、集中统一管理本机关在工作活动中形成的各种门类的载体的全部档案。

3、制定本机关档案工作计划、管理办法、规定，采取有效措施确保目标的实现。

4、对本系统所属单位和本专业的档案工作进行监督、检查和指导，并根据需要，组织必要的业务培训。

5、指导、监督、检查和考核有关部门按照归档的范围和要求做好文件材料形成、积累和归档工作。

6、负责收集、接收、整理、统计、保管、开发利用本机关的各类档案和信息资料，为机关各项工作服务。

7、负责组织本机关档案鉴定工作，并按有关规定，办理好手续，销毁失去保存价值的各类档案材料。

8、负责定期组织档案管理网络人员进行业务活动，加强业务学习，不断提高网络人员的业务水平。

9、加强对档案库房的管理，配置必要的设备，达到上级档案库房管理要求，加强对档案管理人员的保密教育，严格执行保密制度。

10、负责不断开发微机应用新项目，积极收集与机关各项活动有关的本局内外的各类信息，运用计算机进行归档分析，逐步建立完整的信息系统。

11、认真完成领导交办的其他工作。

（二）分管档案工作的局长职责

1、加强对档案工作的领导，对本局档案管理工作负全面的领导责任。

2、认真学习《档案法》、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法规、条例。

3、利用各种会议宣传档案法规和档案工作的重要地位和作用。

4、指导、制定档案管理制度、定期检查，督促落实。

5督促、指导本局各单位文件材料的收集、整理和归档工作、并根据需要组织必要的培训。

6、根据档案工作的发展和需要及时解决档案工作人员所需的人员、库房、设备、经费等实际问题。

7、对档案管理工作做出显著成绩的单位和个人给予奖励，对违反有关规定的给予处罚。

（三）档案室负责人职责

1、在分管局长领导下，对本局档案工作负责，对本部门各项工作负责。

2、负责会同有关部门制订档案管理工作计划，规划和有关规章制度。

3、认真贯彻《档案法》以及上级有关档案工作的规定，按照档案管理制度积极开展工作。

4、贯彻执行上级布置的各项工作任务，协助分管领导负责对本局各项档案的组织、协调安排，抓好档案管理网络建设和业务辅导。

5、按照有关规定，组织有关人员对档案进行收集、整理、鉴定、保管编研工作。

6、负责抓好档案资料的保密工作。

7、负责抓好档案室的安全防范工作。

8、负责加强档案管理现代化工作，使档案管理逐步纳入现代化管理轨道。

（四）各单位负责人档案管理职责

1、督促本部门兼职档案人员做好工作活动中文件材料的形成、积累、整理、归档工作。

2、支持督促本部门兼职档案员做好文件材料的积累工作，并严格按照档案的归档制度向档案室移交。

3、支持兼职档案员协助档案室做好业务档案的归档、整理、装订、编目工作。

（五）专职档案员职责

1、服从档案室负责人的领导，接受上级业务部门的指导，按时、按质、按量地完成本岗位工作及交办的其他任务。

2、负责本局各类文件资料的收集、汇总、借阅制度的草拟以及其他有关制度的建立、健全工作，明确管理范围和对象。

3、负责做好有关文件资料收集、整理、分类、编目、统计、复制和借阅等管理工作。

4、负责检查、督促、指导本机关部门档案的形成积累及归档工作，以确保档案的完整性和系统性。

5、负责档案库房管理，积极做好防火、防潮、防光、防高温、防尘、防鼠、防虫等工作，不断改善保管条件，确保本机关档案的完整与安全。

6、负责执行有关档案工作的各项管理制度，主动搞好利用服务工作，定期整理上报典型事例。

（六）兼职档案员工作职责

1、接受本机关档案室业务指导和监督，按质、按量地完成本岗位工作任务。

2、在档案室的统一指导下，负责本部门档案工作规章制度的贯彻执行。

3、负责根据归档的范围和要求，收集、整理本部门各类档案材料，按规定向档案室移交归档并办好交接手续，做到职责分明、手续齐全。

4、负责完成档案室交办的与本部门业务工作直接有关的工作。

5、接受有关专业知识培训，使本部门的档案工作符合档案管理的要求。

6、按照本机关保密制度的要求，做好本部门档案保密工作。

7、负责把本部门在文件收集中存在的问题及时向部门领导和档案室汇报，并提出解决问题的办法。

三、归档制度

（一）归档范围

凡是反映本机关工作活动，具有考查价值的文件材料均属归档范围。

1、本机关各部门办理完毕的具有保存价值的各种文件

材料，包括党、政、工妇团以及人事、财会等工作中形成的各种门类和载体的文件材料以及与本局业务工作有关的资料。

2、机关档案的保管期限的种类分为永久和定期两种， 定期分为30年和10年两种，会计档案保管期限的定期有

10年和30年。(业务档案、科技档案、特殊载体档案的保管期限按有关业务规定制订。)

3、凡是反映各部门主要职能活动和基本历史面貌的，对机关有长远保存利用价值的档案列为永久保管。凡反映本机关一般工作活动，在较长时间内对机关工作有考查利用价值的文件材料列为30年保管。凡在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料列为10年保管。

4、凡介于两种保管期限之间的档案其保管期限一律从长。

5、各部门归档范围及保管期限详见溧阳市市场监督管理局文件材料归档范围和档案保管期限表。

（二）归档时间

文书档案：在第二年六月三十日前，完成整理工作，并保质、保量按时完成归档工作。

业务档案：按规定时间完成归档工作。

会计档案：按规定由财务部门在年度结束时负责整理归档，由财务部门暂保管一年后向综合档案室移交。

基建档案：项目竣工后三个月内完成归档。

设备档案：随时归档。

特殊载体档案：随时归档或年度结束后上半年度归档。

其他门类档案：按规定时间完成归档工作。

（三）归档要求

1、机关档案是机关的宝贵财富，任何部门和个人不得以任何理由占为己有，必须向档案部门移交。

2、归档的文件必须成套、系统、齐全、完整。

3、归档的文件必须准确地反映本机关各项活动的真实情况和历史过程。

4、归档的文件材料必须层次分明，符合形成规律，并签署完备。

5、归档的文件材料必须纸质优良、字迹耐久、书写工整清晰。

6、本机关文件材料的形成、积累、整理和归档工作，必须列入各业务部门的工作计划、职责范围和有关人员岗位责任制。

7、各部门要把归档文件材料，经整理后向档案部门移交。

（四）归档手续

各部门向档案室移交档案时，交接双方根据移交目录清点核对，填写好档案交接清单并一式两份，交接双方签字，办好交接手续。

四、档案的整理

（一）档案分类方法

（1）文书档案按 “保管期限－年度”分类

（2）会计档案按“独立核算单位－年度－形式”分类

（3）基建档案按“工程项目”分类

（4）设备档案按“设备性质”分类

（5）特殊载体档案按“载体形式”分类

（6）业务档案按“性质”分类

（7）实物档案按“种类”分类

（二）档案分类类目

1、文书档案采用：保管期限－年度分类法

永久 2015年、2016年……

30年 2015年、2016年……

10年 2015年、2016年……

2、业务档案按性质分类

3、基建档案按工程项目分类

4、设备档案按设备性质分类

5、特殊载体按载体形式分类

6、实物档案按载体形式分类

7、会计档案：按独立核算单位－年度－形式分类

核算单位有：

1、溧阳市市场监督管理局行政会计

2、溧阳市市场综合检验检测中心

3、中共溧阳市市场监督管理局委员会

4、溧阳市市场监督管理局工会、溧阳市消费者协会、溧阳市私营个体经济协会

5 、溧阳市江南春商城发展有限公司

内容有：会计凭证、会计账簿、财务报表、其他

（三）整理要求和方法

1、文书档案

（1）件的确定： 本局以件为归档文件整理办法。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信存根等为一件；成套的会议材料各为一件；重要文件的正文与历次修改稿为一件；来文与复文(指请示与批复、报告与批示、函与复函)为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册(本)为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，装订在一起作为一件。

2、修整与装订：归档文件要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，文件纸张过小的要用16K空白纸衬托上，字迹已扩散的应复制并与原件一并归档，即复制在前，原件在后。归档文件按件装订，装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，定稿无须保存的，正文在前，发文稿纸在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。装订方式采用江苏省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左侧或右上角装订。较厚的应采用三孔一线的方法装订，已成册不易拆钉的，保持原貌不变。短期保存的文件材料保持原装订方式不变。

3、分类

归档文件采用“保管期限－年度”分类。

4、排列

归档文件在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时

间排列。同一事由中文件，按文件形成先后顺序排列，装订

为一件的归档文件排列顺序不变；事由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。因固未及时整理归档的零散文件，排在同一年度、期限、问题所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件。上述情况应在备考表加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。

5、编制归档号

归档文件依分类方案和排列顺序逐件编写归档号。归档

号在整理过程中，体现归档文件类别、排列顺序的一组数字、字符的集合，包括全宗号、年度、保管期限、件号、机构、页数等编号项目。归档号填写在归档章内，其中必填项为全宗号、年度、保管期限、件号、总页数、问题等。归档章采用红色印泥，一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上。文件阅办单随同归档的盖在阅办单上，以保持文件原貌。填定编号项目的字迹材料应耐久。

全宗号：溧阳市市场监督管理局全宗号0564。

年度：填写文件归档文件，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2018年。保管期限：填写归档文件保管期限(永久、30年、10年)。

件号：填写文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“l”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。总页数：填写每一件归档文件有图文的页面的总数。

6、编目

归档文件依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。编目做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。

7、装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同保管期限的不装在同一盒内。

8、排架

归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法与本局归档文件分类方案一致，即分别采用“保管期限－年度”，同一 期限内的档案依年度次序上架，不同保管期限的档案分别排架，便于档案移交进档案馆。

（2）会计档案

会计档案按照核算单位的凭证、帐簿、财务报告等由财务科整理后移交综合档案室归档。

（3）基建档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》，立卷归档。

（4）设备档案

按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定，立卷归档。

（五）特殊载体档案

按载体类型由办公室整理归档。

（六）企业登记档案

按照企业性质由业务科负责整理移交扫描后归档

（七）其他业务档案

按性质由业务科负责整理归档

（八）实物档案

实物档案由办公室负责整理归档

五、档案的保管制度

1、本单位形成的应归档文件、资料、必须在规定期限收集齐全，整理归档，入库存放。

2、存放档案必须根据保存档案资料的数量，设置必须的档案库房及专用柜、架、箱等装具，并做到排列有序，统一编号。

3、案卷多柜存放的应绘制案卷存放示意图，不同规格、不同式样的档案装具应该分开排列，尽量做到整齐划一。

4、机关档案室要建立全宗卷，以积累存储本机关案卷的立卷说明，分类方案，鉴定报告，交接凭证，全宗介绍等材料。

5、机关档案部门要定期对库藏档案的保管状况进行全

面检查并作好记录，做到帐物相符，发现问题，及时向分管领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全。对破损或载体变质的档案，要及时进行修裱和复制。

6、保存档案的专用库房，必须具有良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防高温、防尘、防有害生物和污染等安全措施。

7、档案应保持适宜的温度，声像档案温湿度尽力控制在温度14－24℃，相对湿度45－60％，管理人员要及时观察，记录温湿度的变化，并采取措施及时进行调节。

8、库房实行专人管理，严禁无关人员进入库房。

9、库房内严禁烟火和存放与档案无关的物品。

10、档案部门应根据工作的需要和可能配备温湿度计、复印机、照相机、去湿机、吸尘器、空调设备和电子计算机等技术设备。

11、机关档案管理现代化，应纳入办公自动化系统，同步发展。根据需要和可能，采用先进技术设备，实现档案管理的科学化、现代化，以提高档案的科学管理水平和服务效率。

六、档案的保密制度

l、严格执行《保密法》，增强保密意识，严守党和国家机密，确保档案绝对安全。

2、建立健全档案保密组织，做到“三落实”，即领导落实，组织落实，人员落实。

3、非档案形成人员和部门借阅档案须经办公室主任同意，外单位借阅须经分管局长批准，并在规定的地点阅读。

4、借出利用档案，必须妥善保管，不准转借，不准带回家。

5、档案工作人员不准利用工作之便，擅自抄录、复制档案传递他人，不准与无关人员谈论档案秘密。

6、局保密领导小组每隔一定时间，应对档案保密工作作一次检查，及时发现并整改存在的问题，凡违反保密规定，造成损失的，根据情节轻重，给予处罚，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

七、档案的鉴定和移交制度

1、档案的鉴定

(1)档案的保管期限，按国家档案局8号令及本局机关的档案保管期限表执行，定期对档案进行鉴定，准确判定档案的存毁。

(2)档案的鉴定工作，应在分管局长的领导下，由档案室负责人、专职档案员和各科室有关业务人员共同组成的鉴定小组负责。

(3)鉴定采用直接鉴定法，每次鉴定要写出鉴定报告，对档案的鉴定情况应在保管单位备考中注明鉴定意见，由鉴定小组负责人签名，并说明鉴定日期。

(4)鉴定工作一般一年一次，也可临时组织。

(5)档案通过鉴定，要求达到确定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，鉴定小组应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。

(6)销毁档案，必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，由鉴定小组提出销毁申请，经主要领导审批，并报市档案局备案，情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。

(7)销毁档案时要严格执行保密规定，指派两名以上负责人在指定地点监销，监销人员在销毁清册上签名。情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。

2、档案的移交

(1)本局机关应按国家、省、市关于档案馆接收档案的范围和年限规定，将永久、长期保存的档案有计划、有步骤地连同目录和有关资料一并向市档案馆移交。

(2)凡属进馆的档案均应按照要求进行收集、整理、鉴定。进馆档案一律移交原件，对不同门类、载体的档案，按有关规定执行。

(3)机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方可离开岗位。

(4)重要的设备档案和基建档案应由使用设备和建筑物的机关档案部门保存复制件，将原件向档案馆移交。

(5)进馆档案应办理交接手续，交接双方应在移交清册上签名盖章。移交清册应归入机关全宗卷内保存。

八、档案的统计制度

1、档案统计内容

(1)档案管理基本情况统计，主要有档案管理人员数量及素质状况、库房设备状况，档案保管情况等。

(2)档案数量统计，主要有档案库存数、入库数、出库数及库藏结构等。

(3)档案提供利用及效果统计，主要有借阅人次，提供卷(册)数，档案利用率、查全率、查准率和利用效果等。

2、档案的统计要求

(1)档案的统计应严格遵守上级的统计标准。

(2)平时要做好档案的登记工作统计数据均以原始记录为依据，做到准确科学。

(3)档案统计应指定专人负责，各项统计项目每季作一次汇总，并定期认真地进行统计分析。

(4)按时按规定向上级报送统计表。

九、档案的利用制度

l、机关档案人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机

关各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。并做好利用效果记载和信息反馈工作，掌握档案利用规律。

2、档案信息开发工作重点服务于机关各项工作。

3、档案利用方式有阅览服务、外借服务、制发复制件、

制发档案证明、举办展览和咨询服务等多种形式。

4、档案部门必须编制《归档文件目录》《案卷目录》，并根据工作需要编制有效的检索工具。

5、档案室要开展档案加工整理工作，编撰《组织沿革》《大事记》《基础数字汇编》等具有本机关特色的编研材料，主动地为本局机关领导和各部门服务。

6、对积极主动开发与提供利用档案，为机关和系统工作服务作出贡献的人员，应给予表扬和奖励。

7、凡本局人员因工作需要，凭档案室负责人签署的阅档单可到档案室查阅档案。一般不查阅与本人工作不对口带保密内容的档案。

8、查阅档案必须办理登记手续，并在阅览室查阅，确因工作需要外借的，需经分管局领导同意，时间一般不超过十天，到期仍需要者，可办理续借手续。

9、外单位查阅档案，需凭单位介绍信等，并经分管局领导批准。

10、阅档人员必须爱护档案，不得损坏、污秽，不准在档案上涂改、圈划、批注，不准剪裁及拆散档案，如有损坏档案行为，按情节轻重报有关部门进行处理。

1l、凡需要摘录复制档案内容者，必须经档案管理人员审阅确认后，加盖印章才能生效。

12、要做好利用效益记载和信息反馈工作，掌握档案利用规律。

十、 电子文件归档管理制度

（一）归档范围

凡是反映和记录本局公务活动，具有查考利用价值的电子文件，及其相关的支持软件和数据。参照国家、省、市现行纸质及其他载体文件的归档范围执行，并应包括相应的背景信息和元数据。

（二）归档时间

电子文件实行年度归档制度，每年度的电子文件整理合格后，于次年的6月底前将电子文件、相关软件及《归档电子文件登记表》向综合档案室移交一套，形成部门保存一套备用。

（三）归档方式

电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档。归档分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。在开展电子文件归档的初期以物理归档为主。

（四）电子文件的归档整理

1．归档电子文件按《江苏省归档文件整理规则实施办法》的要求，以件为单位进行整理。

2．归档电子文件应与内容相同的纸质或其他形式载体的文件之间建立准确、可靠的标识关系，一般以档号为标识符。

3．归档电子文件按“年度－保管期限”的方法进行分类，拷贝到耐久性好的脱机载体上保存，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保管。

4．归档电子文件目录应同时存有机读目录和纸质目录，并同时拷贝到耐久性好的脱机载体上保存。

5. 存储电子文件的载体或装具上应贴有标签。

（五）电子文件的保管要求

归档电子文件的保管除应具备纸质档案一般要求外，环境温度控制在17℃－27℃之间，相对湿度应控制在35%－45%范围内，并注意远离强磁场有害气体。

（六）电子文件的利用

电子文件的封存载体不得外借，利用时使用拷贝件。利用时遵守保管规定。利用者对电子文件的使用应在权限范围之内。

（七）电子文件的销毁

参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，并确保载体与信息彻底销毁。