各镇（街道）人民政府（办事处）：

现将《溧阳市农村宅基地和建房档案管理工作指导意见（试行）》印发给你们，请结合实际，认真抓好贯彻落实。

溧阳市农业农村局

2022年8月23日

溧阳市农村宅基地和建房档案管理工作

指导意见（试行）

为全面规范农村宅基地和建房档案的收集、整理、归档、保管和利用，提升全市农村宅基地和建房档案管理水平，推动农村宅基地“三权分置”改革，根据《中华人民共和国土地管理法》《中华人民共和国档案法》《溧阳市农村宅基地管理办法（试行）》《关于规范农村宅基地审批管理的通知》以及有关法律法规的规定，结合我市实际，提出如下指导意见：

一、建立管理体系

农村宅基地和建房档案实行分级管理，建立健全市、镇、村三级档案管理体系。市级有关部门是农村宅基地和建房档案管理工作的管理单位，各镇（街道）及其各行政村是农村宅基地和建房档案管理工作的责任单位。

二、明确工作职责

（一）市级有关部门根据农村宅基地和建房工作职责，协同做好全市农村宅基地和建房档案管理工作指导、考核、监督检查等工作。

（二）各镇（街道）人民政府（办事处）负责本级农村宅基地和建房档案管理工作，以镇（街道）农村宅基地和建房审批牵头部门为实施主体，建立健全管理机制，配备专职管理人员，主要职责：

1.贯彻执行国家档案工作的方针、政策和法规；

2.负责档案资料收集、整理、归档、保管和利用，按照有关规定办理档案移交和备案工作，需村备份的按要求办理移交村级保管；

3.对各行政村的农村宅基地和建房档案管理工作进行指导，并落实工作制度及考核工作；

4.做好农村宅基地和建房档案查阅、利用等工作。

（三）各行政村明确村级农村宅基地和建房档案管理员，主要职责：

1.负责本村农村宅基地和建房申请、初审的资料收集、整理工作；

2.负责本村农村宅基地和建房民主决策、民主议事档案资料收集、整理；

3.及时向镇级农村宅基地和建房审批管理牵头部门移交完整的年度农村宅基地和建房档案资料等。

三、加强档案管理

（一）分类建档。溧阳市农村宅基地和建房档案主要分为农村宅基地和建房文书档案、规划档案、审批档案、管理档案、执法档案五大类。在各级农村宅基地和建房工作中形成的具有保存价值的文字、电子数据、图表、声像等资料，均属归档范围。农村宅基地和建房档案资料需准确、完备，对具有永久和长期保存价值的纸质等实物资料归档形成实体档案的同时，应将相应的电子材料一并归档形成电子档案，且两者内容应当保持一致。实体档案的档号结构为：全宗号—年度号—类别号—案卷号。

1.文书档案。农村宅基地和建房工作中有保存价值的规范性政策文件、意见、通知等收文、行文材料，包括其承办、拟办、批办、报签、签发材料和正式文本等；承办或参加的重要会议材料、形成的会议纪要及其报签、签发材料和正式文本等；上级检查工作重要材料；上报的计划总结和重要工作报表等纳入农村宅基地和建房文书档案归档范围。农村宅基地和建房文书档案以年度为单位，按“一村一档”要求，收集整理。

2.规划档案。村庄规划成果及其基础资料汇编，村庄规划（修改）论证和审议意见、村民（代表）会议讨论决议、公示公开材料、提请批准申请和批复意见材料等纳入规划档案归档范围。农村宅基地和建房规划资料按“一村一档”要求，及时收集整理归档完毕。

3.审批档案。农村宅基地和建房（规划许可）申请表及其附件材料、农村宅基地使用承诺书、宅基地相邻权利人意见、农村宅基地和建房（规划许可）审批表、现场踏勘材料、公示公开材料、村集体经济组织讨论意见、镇级部门会审会商意见、农村宅基地和建房批准书及其他相关材料纳入农村宅基地和建房审批档案归档范围。溧阳市农村宅基地综合管理信息系统应用生成的数据资料需及时导出，备份保存；农村宅基地和建房审批完成后，相关资料经纸质打印，连同其他书面材料，按照“一户一档”要求，整理成册。年度农村宅基地和建房审批资料须在次年6月底前，按时序收集和整理归档完毕。农村宅基地使用、流转、抵押、退出等材料纳入审批档案管理范畴，其中宅基地退出按照“一户一档”，其他按照“一村一档”要求，及时收集，整理成册。

4.管理档案。农村宅基地和建房管理涉及的村民住宅设计方案、建筑施工单位（工匠）资质、施工合同、开工查验、工程竣工和验收等材料纳入档案归档范围。农村宅基地和建房管理档案以年度为单位，按“一村一档”要求，收集整理。

5.执法档案。农村宅基地和建房行政诉讼、行政复议及违法建设查处过程中形成的调查取证、文书函件和技术资料等，以年度为单位，按“一项一档”要求，收集整理，已经按照农村宅基地和建房管理档案组卷的不重复建档。

（二）统一归档。各镇（街道）农村宅基地和建房档案的形成部门应严格落实档案整理、审查责任，由经办人按规定整理形成实体档案和电子档案，由部门档案管理人员和部门负责人进行分级审查，确保档案资料的原真性、规范性、完整性。农村宅基地和建房档案由各镇（街道）综合档案管理部门统一归集在年度文书档案中，按审批时间排序归档。

1.实体归档。档案形成部门应当根据规定进行分类、整理、组卷、编目、装订、造册，并编制相应的档案资料清单。案卷内归档材料的内容应当齐全、完整，材料载体和书写材料要符合耐久性要求。案卷内归档材料的排序应遵循材料形成的规律，保持案卷内材料的有机联系。

2.数字管理。各镇（街道）要按照档案数字化改革要求，加强农村宅基地和建房档案数字化管理，提升数字资源共享水平。档案形成部门应当对电子档案说明、归档电子文件清单、归档电子文件主要内容组织审查，与实体档案进行核对，确保两者在内容上完全一致。其中，说明的主要内容包括电子档案号、名称、归档人、检查人、制作时间等。

3.严格移交。档案形成部门应当按照保密要求，做好涉密资料的定密、标识工作。档案接收部门应当就资料清单、涉密资料内容进行核对确认。实体档案由档案形成部门自年度归档完毕后一个月内移交，电子档案同步移交。

（三）加强保管。各镇（街道）要加强农村宅基地和建房档案的日常管理，确保档案资料的管理安全，严格执行有关保密法规和有关制度，做到不丢失、不损坏、不泄密。实体档案保管应当符合防火、防盗、防光、防高温、防潮、防尘、防有毒气体、防虫等防护要求。电子档案数据保管系统应符合稳定、安全、防篡改等要求。

（四）规范利用。各镇（街道）要规范农村宅基地和建房档案利用工作，遵循“以电子档案为主，实体档案为辅”原则，综合档案管理部门要在农村宅基地和建房电子档案建档完成后，规范提供给市、镇、村三级利用。查阅、复制和借用档案等必须严格遵守档案管理、保密管理等规定，切实做到查档有据、证明合规、便民服务。内部利用人查阅，需规范办理查阅手续；外部查阅，需凭介绍信、律师函等证件查阅；建房当事人可凭本人身份证件，查阅本户建房档案。

四、强化监督指导

（一）强化组织领导。各镇（街道）党委政府要把加强农村宅基地和建房档案管理工作纳入本地农业农村工作整体计划和各有关部门、各村的重要职责，并将其纳入考核范围，确保工作落到实处。市级有关部门应当加强培训指导。

（二）强化监督检查。各档案管理单位应当建立档案管理台账，对档案的收集、保管、利用、移交、归档应实时记录，定时开展检查。市级有关部门和各镇（街道）应当定期检查。

（三）强化责任追究。有下列情节的，将根据情节轻重，给予行政处分；构成犯罪的，将移交有关部门依法追究刑事责任：

1.将应当归档的文件、资料据为己有，拒不移交的；

2.未按规定形成、移交或接收档案的；

3.未按规定管理、使用档案，造成档案损毁、丢失等后果的；

4.档案保管不当或擅自提供、抄录、公布档案，造成档案泄密等后果的；

5.伪造、篡改档案或擅自销毁档案的。

五、其他

本指导意见自2022年7月1日起施行。本指导意见发文前的农村宅基地和建房档案，由原管理单位整理、保管和移交。

附件：溧阳市农村宅基地和建房档案归档范围

附件

溧阳市农村宅基地和建房档案归档范围